Manejo del tiempo aprendiendo a manipular los documentos

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El manejo del tiempo se ve afectado por el manipuleo de documentos, porque a pesar de que va haciendo cultura en el ámbito profesional, el que se utilice el menor número de documentos escritos e impresos, todavía siguen llegando a las oficinas y diferentes puestos de trabajo, gran cantidad de documentos, a veces útiles y otras en forma de desperdicio, requiriendo de tu parte aprender a darle curso sin que se afecte tu manejo del tiempo y tu efectividad en el trabajo.

Manejo del tiempo sin tanto documento físico

Te voy a mostrar algunas claves para manipular documentos, que te servirán para el manejo del tiempo:

  • Nunca toques un documento más de una o dos veces. Esto significa que si tomas un documento debes de inmediato darle curso, sea para leerlo, archivarlo, destruirlo, delegarlo, tramitarlos, o lo que sea necesario. Todo esto te ayudará al manejo del tiempo.
  • Organiza en tu gaveta un sistema de entrada de documentos y de salida de los mismos, y de ser posible, que el lugar de entrada de documentos permita organizar y visualizar la información importante de la publicitaria, los documentos que corresponden a procesos prioritarios de aquellos de segundo orden, la correspondencia de clientes de la de proveedores. Te beneficiará con tu organización del escritorio.
  • Debes desarrollar el criterio y toma de decisiones, para que una vez leas el objetivo de cada documento, puedas ubicar la persona y trámite más corto para darle curso.
  • Debes aprender a leer la finalidad de cada comunicación escrita que te llega, para que no pierdas tiempo leyendo en exceso y puedas tomar decisiones rápidas del proceso o trámite necesario.
  • Cuando tomes un documento por tercera vez, lo mejor es que lo mandes archivar o lo destruyas, porque con seguridad se trata de una actividad que no es prioritaria para tu actividad. Si le das muchas vueltas al asunto es porque no es importante para el momento y lo que está generando es demoras.

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Manejo del tiempo con ayuda de la tecnología

De todas formas, lo mejor es ingresar a la cultura de manipular el mínimo posible de documentos, y exigir o fomentar la misma idea, tanto en proveedores como clientes, para que se evite la impresión de información y se utilicen los medios electrónicos. Todo esto redundará en tu productividad.

La ventaja de utilizar los medios electrónicos para enviar o recibir información, es que la tecnología te puede ayudar a organizar los documentos que recibes, a clasificarlos, s darles la prioridad que merecen, y filtrarte solo lo que realmente es importante para tu trabajo actual.

Todo esto se ve perjudicado si no sabes cómo manipular los documentos, y para ello existen dos alternativas viables, aprender las técnicas para agilizar su lectura y trámite, o eliminar la cantidad de información y documentos físicos que recibes a diario, utilizando los medios electrónicos.

Ya sabes que esto le aporta a tu desempeño y resultados, y que la manipulación de documentos puede afectar el uso que le destinas a él, así que es hora de que te encargues del asunto, ingreses a la cultura de cero documentos físicos y te beneficies de las herramientas tecnológicas diseñadas para apoyarte en esta meta.

Carlos Gallego – Creador del Curso “Domina Tu Tiempo 2.0″
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